E-mail, levelező listák, hírcsoportok
A legtöbb szabály természetesen az elektronikus levelezés különféle formáira vonatkozik, hiszen itt emberek között folyik a kommunikáció.
Az e-mail legvonzóbb tulajdonsága, hogy gyors. Ezért (ok nélkül) nem illik partnerünket napokra megvárakoztatni a válasszal. Egy gyors üzenetre arról, hogy miért nem válaszolunk azonnal és részletesen, mindig van idő! Ugyanakkor a levelet írótól elvárható, hogy minél rövidebben és érthetõbben próbálja meg összefoglalni a közlendõjét, mert az embereknek általában csak néhány percük van napközben az elektronikus postájuk átnézésére, s az egy-két képernyõnél hosszabb leveleket olvasatlanul elmentik, majd megfeledkeznek róluk.
Egyesek hajlamosak a leveleik végére illesztett "sig block" megtervezésekor összes titulusaikat és munkahelyüket felsorolni, vagy sormintákkal, ASCII rajzokkal, idézetekkel, esetleg teljes életfilozófiájukkal kiegészíteni az aláírásukat. Ez sokszor fölösleges bosszúságot (és esetleg plusz költséget) okoz a címzettnek. Próbáljuk ezt a részt minél kisebb terjedelmûre megkomponálni (max. 4 sor), vagy készítsünk különbözõ részletességû szignókat, különbözõ alkalmakra. (A hagyományos leveleknél a címzésre, megszólításra és aláírásra használt túlzottan hivataloskodó megoldások az elektronikus levelekben többnyire egyébként is mellõzhetõk, sõt kerülendõk.)
A legtöbb levelezõprogramnál van olyan funkció, hogy ha egy levélre reagálni akarunk, akkor azt beilleszthetjük a válaszunkba, jelezve, hogy mire akarunk hivatkozni. Ezt a fajta idézetet hagyományosan az eredeti szöveg sorai elé írt > karakter jelzi. Nem illendõ és az "erõforrások pazarlása" ilyenkor a teljes levél idézése és visszaküldése, különösen akkor, ha hosszabb üzenetrõl van szó és mi csak egy egymondatos megjegyzést akarunk hozzáfûzni. Vegyünk annyi fáradságot, hogy kitöröljük a válaszunk szempontjából érdektelen sorokat és csak a fontosabb mondatokat idézzük. (De valamilyen módon mindig tüntessük fel az idézet vagy hivatkozás eredeti forrását.) Magánlevelet csak az írójának beleegyezésével szabad nyilvános fórumon közzétenni!
Az apróhirdetés vagy reklám jellegû szövegeket lehetõleg kerüljük, illetve levél helyett inkább tegyük ki valamelyik hirdetõtáblára. Ugyancsak inkább BBS-t vagy Gophert használjunk olyan információk közlésére vagy kérdések feltevésére, amelyeket sok emberhez akarunk eljuttatni. Ha mégis körlevelet írunk vagy több levelezõcsoportnak küldjük el ugyanazt a levelet, akkor a levél elején kérjünk elnézést azoktól, akiket a közlendõnk nem érdekel vagy több példányban is megkapják azt. Csak olyan listának vagy hírcsoportnak írjunk, amirõl tudjuk, hogy az adott témával foglalkozik. Soha ne küldjünk lánclevelet és ne keresztpostázzunk egy üzenetet több száz csoportnak!
Nem szerencsés politikai vagy vallási (és egyéb ízlés-jellegû) nézetek hangoztatása, terjesztése e-mail útján. Az elektronikus levelezés sajátosságai miatt ezek majdnem mindig indulatot és hosszú, meddõ vitákat szülnek. Azoknak, akik mégis ilyesmire akarják használni a hálózat erõforrásait, speciálisan ilyen témájú levelezõ listák és hírcsoportok állnak rendelkezésre. Semmi esetre se írjunk olyasmit, amit nem mondanánk ki hangosan egy emberekkel teli szobában és soha ne felejtsük el, hogy az elektronikus leveleink még évek múlva is ott lapulhatnak valahol a hálózaton vagy a címzettek számítógépein, s bármikor elõkereshetõk, kinyomtathatók, vagy újra postázhatók.
Az elektronikus kommunikációnál hiányzik a testnyelv, az arcjáték, a hangszín, melyek pedig fontos szerepet játszanak az élõbeszédnél egymás megértésében. A félreértések elkerülését némileg segítheti, ha jelezzük, hogy most tudatosan vagyunk indulatosak (pl. a "Flame!" szóval) vagy érzelmeink jelzésére emoticonokat használunk. Vagyis: "keep smileing!" :-)
Az e-mail használatával kapcsolatban gyakori kifogás a "junk-mail" elszaporodása, más emberek postaládájának elárasztása számukra érdektelen vagy redundáns információkkal. Ennek elkerülése végett tartsuk be a következõket: A levél témájának rovatába értelmes és informatív szöveget írjunk, mert így a címzett a levél beolvasása nélkül is el tudja dönteni, hogy kíváncsi-e rá. Levelezõcsoport vagy Usenet newsgroup esetén fontoljuk meg, hogy inkább személyesen a kérdezõnek válaszolunk és nem az egész csoportnak. Ha nem közérdekû kérdést vetünk fel egy levélben, vagy nem vagyunk tagja annak a levelezõcsoportnak, amelynek írunk, akkor mindenképpen kérjük, hogy a válaszokat a saját postaládánkba küldjék és ne a listának. (Esetleg ajánljuk fel azt, hogy elegendõ válasz esetén a beérkezett információkból majd egy összefoglalást elküldünk a csoportnak.) Ellenõrizzük a lista archívumát vagy Usenet hírcsoportoknál az ún. FAQ összeállításokat, mielõtt esetleg sokadszor megkérdezünk valamit.
Az e-mail postafiókok tulajdonosai felelõsek annak kezeléséért. Rendszeresen olvassuk ki a "postaládánk" tartalmát, a fontosabb leveleket saját gépünkre töltsük le, a törlésre jelölteket idõnként fizikailag is töröljük a szolgáltató géprõl. Ne engedjük, hogy a postafiókunk beteljen a sok olvasatlan levél miatt, mert a további levelek feladói vagy az "elõfizetett" levelezõ listák gazdái ilyenkor egy bosszantó hibaüzenetet kapnak. Ha hosszabb ideig (hetekig) nem fogjuk az elektronikus postánkat olvasni, akkor iratkozzunk ki a levelezõcsoportokból vagy legalább függesszük fel a levélküldést. (De soha ne a listának küldjük ezeket a parancsokat a listát kezelõ szoftver helyett, mert ezzel újabb bosszúságot okozunk esetleg több ezer embernek!) Egyes rendszereknél lehetõség van a postafiók "bezárására" vagy egy tájékoztató üzenet elhelyezésére, amivel jelezhetjük, hogy nem vagyunk elérhetõk. Ezt érdemes kihasználni.
Az elektronikus levelezésnek sajátos formai szabályai vannak, ezeket célszerû betartani, mert így megkönnyítjük a címzetteknek a szöveg olvasását, valamint elkerülhetjük a különbözõ gépek és programok közötti eltérésekbõl származó problémákat. Ne írjunk 65-70 karakternél többet egy sorba és a szöveget osszuk fel 15-20 soros bekezdésekre. Lehetõleg csak ún. egyszerû ASCII formátumú szöveget küldjünk levélben (szinte minden szövegszerkesztõ tud ilyet készíteni) és a 32-126 közötti kódú karaktereket használjuk. Soha ne küldjünk el soremelés (line feed) nélküli, lezáratlan sorokból álló levelet, mert ezt több rendszer nem tudja rendesen megjeleníteni. A nagy (uppercase) betûket csak a helyesírás szerint szükséges esetekben használjuk, a csupa nagybetûvel írt szöveget sokan KIABÁLÁS-nak értelmezik.
